СОСТАВЛЕНИЕ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Что делать, если контрагент требует «свою» форму первичного документа для оформления сделки?

 (Материал с сайта  https://its.1c.ru)
В ч.1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) содержится требование о том, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Указания на то, что одни и те же факты хозяйственной жизни должны быть оформлены только с использованием одинаковой формы первичного документа в Законе № 402-ФЗ нет.

Таким образом, идентичные факты хозяйственной жизни (например, отгрузка товаров), которые возникают с разными контрагентами, можно оформлять с использованием различных форм первичных учетных документов.

По согласованию сторон сделки формы первичных документов могут быть изменены или дополнены, или вовсе заменены на другие. При этом первичный документ должен отражать факт хозяйственной жизни и содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч.2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Чтобы обезопаситься от претензий со стороны проверяющих органов, рекомендуется:

  • добавить в документ, которым утверждены формы первичных документов (приложение к учетной политике, приказ руководителя и пр.), оговорку о том, что изменение форм первичных документов стороны могут принять в договоре;
  • предусмотреть в договоре с контрагентом перечень и формы первичных документов, которыми будут оформляться операции по сделке (например, в приложении к договору).

Существуют ли какие-либо формы первичных документов, которые остались обязательными?

 (Материал с сайта  https://its.1c.ru)
Минфин России в своей Информации  № ПЗ-10/2012  «О вступлении в силу 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» пояснил, что обязательными к применению остаются формы первичных документов, установленные уполномоченными органами (например, кассовые документы).

Напомним, что согласно ч.1 ст. 22 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», органами государственного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации являются уполномоченный федеральный орган и Центральный банк Российской Федерации.

К обязательным формам первичных документов, в частности, относятся:

  • Приходный кассовый ордер (КО-1);
  • Расходный кассовый ордер (КО-2);
  • Кассовая книга (КО-4);
  • Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5);
  • Расчетно-платежная ведомость (Т-49);
  • Платежная ведомость (Т-53).

Порядок применения форм первичных документов по оформлению кассовых операций содержится в Указании о порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства (утв. Банком России от 11.03.2014 № 3210-У)

Формы и порядок заполнения расчетных банковских документов (в т.ч. платежного поручения) содержатся в Положении о правилах осуществления перевода денежных средств (утв. Банком России  19.06.2012 № 383-П).

Кроме того, обязательной к применению остается форма Транспортной накладной, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 (письмо Минфина России  от 28.01.2013 № 03-03-06/1/36).   

Проверка первичных документов, поступающих в бухгалтерию

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется:

  • по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа);
  • по содержанию (арифметическая проверка, при которой определяют правильность подсчетов в документе, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

  • использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
  • отсутствие в документах, не являющихся унифицированными или специализированными, обязательных реквизитов;
  • отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;
  • не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; наличие подчисток и помарок в документах; нарушение правила исправления ошибок в документах;
  • исправления в кассовых документах;
  • записи простым карандашом;
  • отсутствие прочерков в свободных строках;
  • арифметические ошибки при таксировке документов.

Типичной ошибкой при заполнении расходных кассовых ордеров на выдачу денег своим сотрудникам является не подтверждение распиской получателя в расходном кассовом ордере получения денежных средств. В этом случае выданная, но не оформленная должным образом сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Еще одна типичная ошибка — подписание документа не уполномоченным на то лицом. Любые бумаги (акты о выполнении работ, накладные, счета и т.п.) должен подписывать руководитель или должностные лица, уполномоченные им. Документ, подписанный другим человеком, не обладает юридической силой.

Наши контакты
Связь с нами:
Наша электронная почта
Наш адрес:
г. Иркутск, ул. Лермонтова, 90/1
Ваш браузер устарел рекомендуем обновить его до последней версии
или использовать другой более современный.